La section Identification de l'Espace collectif regroupe les informations d'identification et les coordonnées de l'entreprise ou de l'organisation, fournies initialement lors de la création de l'Espace collectif:
Le numéro d'Espace collectif est un numéro unique attribué automatiquement à l'Espace collectif lors de sa création. Il est confidentiel et visible uniquement par les membres de l'Espace collectif et par Lobbyisme Québec.
Une fois l'Espace collectif créé, le NEQ ne peut être modifié par un membre de l'Espace collectif. Si l'entreprise ou l'organisation possède un NEQ mais que celui-ci n'a pas été indiqué lors de la création de son Espace collectif, ou que vous devez modifier le NEQ indiqué, contactez Lobbyisme Québec.
Le régime de constitution ou d'existence de l'entreprise ou de l'organisation correspond au nom de la province, de l'État ou du pays d'où émane la législation en vertu de laquelle cette entreprise ou organisation a été créée ou constituée.
Il comprend également le numéro d'enregistrement de l'entreprise ou de l'organisation (ex.: numéro d'identification d'un registre d'une autre province), si ce dernier a été saisi lors de la création de l'Espace collectif.
Les informations relatives au régime de constitution ou d’existence ne peuvent être modifiées par un membre de l’Espace collectif une fois qu’elles ont été rendues publiques. Si elles sont inexactes ou que vous devez les modifier, contactez Lobbyisme Québec.
Coordonnées et principales activités de l'entreprise ou de l'organisation
Les coordonnées et principales activités de l’entreprise ou de l’organisation incluent :
- son nom;
- les autres noms qu’elle utilise pour s’identifier au Québec, le cas échéant;
- l’adresse de son domicile;
- un résumé de ses activités.
Le nom indiqué doit être le nom officiel de l’entreprise ou l’organisation. Si celle-ci est immatriculée au REQ, son nom officiel est celui indiqué à la section « Identification de l’entreprise » de sa déclaration d’immatriculation.
Si le nom officiel indiqué au REQ est dans une langue autre que le français, vous devez indiquer la version française du nom que l’entreprise ou l’organisation utilise et sous lequel elle s’identifie dans le cadre de ses activités au Québec. La version française du nom est généralement indiquée à la section « Autres noms utilisés au Québec » de la déclaration d’immatriculation de l’entreprise ou de l’organisation.
De manière optionnelle, vous pouvez ajouter jusqu’à trois autres noms sous lesquels l’entreprise ou l’organisation s’identifie au Québec. Ces noms sont généralement utilisés pour désigner une entreprise ou organisation autrement que sous son nom officiel (ex. : compagnie à numéro).
Maintenir à jour les coordonnées et principales activités de l'entreprise ou de l'organisation
La Loi exige que les coordonnées de l’entreprise ou de l’organisation (à l’exception des autres noms pour s’identifier au Québec) et ses principales activités (dans le cas des mandats de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation) soient divulguées à Carrefour Lobby Québec.
Ces informations sont rendues publiques dans la Fiche entité, et ce, dès la validation de l’Espace collectif par Lobbyisme Québec.
Celles-ci doivent être maintenues à jour dans l’Espace collectif.
La Fiche entité sera modifiée dès la publication des mises à jour par le PHD ou ses REP.
Nom du Plus haut dirigeant (PHD)
Le PHD de l’entreprise ou de l’organisation doit se voir attribuer le rôle de PHD afin d’être identifié comme tel dans l’Espace collectif de son entreprise ou organisation.
Une fois le rôle de PHD attribué et validé par Lobbyisme Québec, le nom du PHD apparait à la section Identification et est automatiquement mis à jour dans la Fiche entité.
En cas de changement de PHD au sein de l’entreprise ou de l’organisation, le processus de remplacement du PHD de l’Espace collectif doit être effectué pour attribuer ce rôle au nouveau PHD.
La Fiche entité sera mise à jour publiquement dès la validation de ce nouveau PHD par Lobbyisme Québec et suite à la publication de celle-ci par le nouveau PHD.
Association, coalition ou regroupement
Si l’entreprise ou l’organisation est une association, une coalition ou un regroupement, tous les renseignements permettant d’identifier clairement ses membres ont été ajoutés lors de la création de son Espace collectif. Si une telle description des membres est impossible, chacun des membres a été identifié distinctement.
Exemple : Si une coalition regroupe tous les commerçants d’une rue, vous pouvez indiquer que les membres de la coalition incluent les commerçants de la rue visée. Cependant, si seulement certains commerçants de cette rue forment la coalition et qu’il n’existe aucune formulation permettant de les identifier collectivement, vous devez nommer chacun des membres de la coalition.
Il est possible d’ajouter une description ou d’identifier chacun des membres en cliquant sur « Ajouter une description ou un membre ». Vous pouvez également modifier ces informations en cliquant sur l’icône représentant un crayon, dans la colonne Actions.
Pour supprimer une description ou un membre, cliquez sur l’icône représentant une poubelle.
En cas de changement à ces informations, celles-ci doivent être modifiées dans la section Identification.
Ces informations sont rendues publiques dans la Fiche entité.
Autres établissements
Il est possible que l’entreprise ou l’organisation exerce ses activités à partir d’autres établissements ou lieux d’affaires que son domicile.
Vous pouvez ajouter les adresses des autres établissements de l’entreprise ou de l’organisation à partir desquelles des activités de lobbyisme sont susceptibles d’être exercées. Cet ajout est toutefois optionnel.
Lors de la rédaction d’un mandat à partir de l’Espace collectif, il sera possible de spécifier, si désiré, l’adresse à partir de laquelle sont exercées les activités de lobbyisme de chacun des lobbyistes qui sont rattachés à cet Espace.
Il est possible d’ajouter une adresse en cliquant sur « Ajouter un autre établissement ». Vous pouvez également modifier cette information en cliquant sur l’icône représentant un crayon, dans la colonne Actions. Pour supprimer une adresse, cliquez sur l’icône représentant une poubelle.
Lorsque vous modifiez ou supprimez l’adresse d’un établissement, le PHD ou un REP du PHD doit en approuver la modification dans la Fiche Entité. Celle-ci sera mise à jour publiquement dès son approbation par le PHD.
Liste des sites Web ou des comptes corporatifs associés
Si votre entreprise ou organisation possède un site Web ou des profils sur les médias sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.), vous devez ajouter leurs adresses URL dans cette section.
Lors de la création de l’Espace collectif, vous avez la possibilité de rendre cette information publique dans votre Fiche entité.
* Le contenu de cette page est à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique.