La section
Identification de l’Espace collectif regroupe les informations d’identification
et les coordonnées de l’entreprise ou de l’organisation, fournies initialement lors
de la création de l’Espace collectif :
o son numéro d’Espace collectif;
o son numéro d’entreprise du Québec (NEQ) ou régime de constitution ou d’existence, selon le cas;
o son nom;
o ses autres noms utilisés pour s’identifier au Québec, le cas échéant;
o l’adresse de son domicile;
o le résumé de ses activités;
o des précisions sur ses membres, si l’entreprise ou l’organisation est une association, une coalition ou un regroupement;
o les adresses des autres établissements de l’entreprise ou de l’organisation;
o la liste des sites Web ou des comptes corporatifs associés à l’entreprise ou l’organisation.
Le statut (actif ou en attente de validation du PHD ou de Lobbyisme Québec) de l’Espace collectif est également visible dans la section Identification. Ce n’est que lorsque le statut est actif que les fonctionnalités liées à la divulgation d’activités de lobbyisme sont activées.
Le numéro d’Espace collectif est un numéro unique attribué automatiquement à l’Espace collectif lors de sa création. Il est confidentiel et visible uniquement par les membres de l’Espace collectif et par Lobbyisme Québec.
Si votre entreprise ou organisation possède un numérod’entreprise du Québec (NEQ), celui-ci doit obligatoirement être indiqué dans la section Identification et utilisé pour la création de l’Espace collectif.
Une fois l’Espace collectif créé, le NEQ ne peut être modifié par un membre
de l’Espace collectif. Si l’entreprise ou l’organisation possède un NEQ mais que
celui-ci n’a pas été indiqué lors de la création de son Espace collectif, ou que
vous devez modifier le NEQ indiqué, contactez Lobbyisme Québec.
Note : Les modifications apportées à la déclaration d’immatriculation d’une entreprise ou d’une organisation au registre des entreprises (REQ) ne sont pas importées dans Carrefour Lobby Québec. Lorsqu’une modification au REQ concerne également des informations indiquées dans l’Espace collectif, vous devez aussi apporter cette modification dans la section appropriée de l’Espace collectif.
Si votre entreprise ou organisation ne possède pas de NEQ, les informations relatives à son régime de constitution ou d’existence ont été saisies lors de la création de l’Espace collectif.
Le régime de constitution ou d’existence de l’entreprise ou de
l’organisation correspond au nom de la province, de l’État ou du pays d’où
émane la législation en vertu de laquelle cette entreprise ou organisation a
été créée ou constituée.
Il comprend également le numéro d’enregistrement de l’entreprise ou de l’organisation (ex. : numéro d’identification d’un registre d’une autre province), si ce dernier a été saisi lors de la création de l’Espace collectif.
Les informations relatives au régime de constitution ou d’existence ne peuvent être modifiées par un membre de l’Espace collectif une fois celui-ci créé. Si elles sont inexactes ou que vous devez les modifier, contactez Lobbyisme Québec.
Les coordonnées et principales activités de l’entreprise ou de l’organisation incluent :
Le nom indiqué doit être le nom officiel de l’entreprise ou l’organisation. Si celle-ci est immatriculée au REQ, son nom officiel est celui indiqué à la section « Identification de l’entreprise » de sa déclaration d’immatriculation.
Si le nom officiel indiqué au REQ est dans une langue autre que le français, vous devez indiquer la version française du nom que l’entreprise ou l’organisation utilise et sous lequel elle s’identifie dans le cadre de ses activités au Québec. La version française du nom est généralement indiquée à la section « Autres noms utilisés au Québec » de la déclaration d’immatriculation de l’entreprise ou de l’organisation.
De manière optionnelle, vous pouvez ajouter jusqu’à trois autres noms sous lesquels l’entreprise ou l’organisation s’identifie au Québec. Ces noms sont généralement utilisés pour désigner une entreprise ou organisation autrement que sous son nom officiel (ex. : compagnie à numéro).
La Loi exige que les coordonnées de l’entreprise ou de l’organisation (à l’exception des autres noms pour s’identifier au Québec) et ses principales activités (dans le cas des mandats de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation) soient divulguées à Carrefour Lobby Québec.
Ces informations sont rendues publiques dans les mandats publiés et dans la Fiche d’entreprise ou d’organisation, et ce, dès la publication d’un mandat à partir de l’Espace collectif.
Celles-ci doivent être maintenues à jour dans l’Espace collectif. Ainsi, en cas de changement à l’une d’elles, les mandats concernés doivent être mis à jour dans les délais prévus à la Loi.
La Fiche d’entreprise ou d’organisation sera modifiée dès la publication ou la mise à jour d’un premier mandat suivant le changement apporté aux coordonnées ou aux principales activités de l’entreprise ou de l’organisation.
Le PHD de l’entreprise ou de l’organisation doit se voir attribuer le rôle de PHD afin d’être identifié comme tel dans l’Espace collectif de son entreprise ou organisation.
Une fois le rôle de PHD attribué, le nom du PHD apparait à la section Identification et est automatiquement ajouté à chacun des mandats de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation publiés à partir de l’Espace collectif.
Ainsi, dès la publication d’un mandat à partir de l’Espace collectif, le nom du PHD est rendu public dans les mandats publiés et dans la Fiche d’entreprise ou d’organisation.
En cas de changement de PHD au sein de l’entreprise ou de l’organisation, le processus de remplacement du PHD de l’Espace collectif doit être effectué pour attribuer ce rôle au nouveau PHD de l’entreprise ou de l’organisation. De plus, tous les mandats de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation doivent être mis à jour dans les délais prévus à la Loi.
La Fiche d’entreprise ou d’organisation sera modifiée dès la publication ou la mise à jour d’un premier mandat suivant le changement apporté à l’identification du PHD de l’entreprise ou de l’organisation.
Si l’entreprise ou l’organisation est une association, une coalition ou un regroupement, tous les renseignements permettant d’identifier clairement ses membres ont été ajoutés lors de la création de son Espace collectif. Si une telle description des membres est impossible, chacun des membres a été identifié distinctement.
Exemple : Si une coalition regroupe tous les commerçants d’une rue, vous pouvez indiquer que les membres de la coalition incluent les commerçants de la rue visée. Par contre, si seulement certains commerçants de cette rue forment la coalition et qu’il n’existe aucune formulation permettant de les identifier collectivement, vous devez nommer chacun des membres de la coalition.
Il est possible d’ajouter une description ou d’identifier chacun des membres en cliquant sur « Ajouter une description ou un membre ». Vous pouvez également modifier ces informations en cliquant sur l’icône représentant un crayon, dans la colonne Actions.
Pour supprimer une description ou un membre, cliquez sur l’icône représentant une poubelle.
Ces informations sont rendues publiques dans les mandats publiés et dans la Fiche d’entreprise ou d’organisation et ce, dès la publication d’un mandat à partir de l’Espace collectif.
En cas de changement à ces informations, celles-ci doivent être
modifiées dans la section Identification. De plus, tous les mandats de
lobbyisme d’entreprise ou d’organisation doivent être mis à jour dans les
délais prévus à la Loi.
La Fiche d’entreprise ou d’organisation sera modifiée dès la publication ou la mise à jour d’un premier mandat suivant le changement apporté à la description ou l’identification des membres de l’entreprise ou de l’organisation.
Il est possible que l’entreprise ou l’organisation exerce ses activités à partir d’autres établissements ou lieux d’affaires que son domicile.
Vous pouvez ajouter les adresses des autres établissements de l’entreprise ou de l’organisation à partir desquelles des activités de lobbyisme sont susceptibles d’être exercées. Cet ajout est toutefois optionnel.
Lors de la rédaction d’un mandat à partir de l’Espace collectif, il sera possible de spécifier, si désiré, l’adresse à partir de laquelle sont exercées les activités de lobbyisme de chacun des lobbyistes qui sont rattachés à cet Espace.
Seules les adresses inscrites dans un mandat publié sont rendues publiques dans ce mandat et dans la Fiche d’entreprise et d’organisation.
Il est possible d’ajouter une adresse en cliquant sur « Ajouter un autre établissement ». Vous pouvez également modifier cette information en cliquant sur l’icône représentant un crayon, dans la colonne Actions. Pour supprimer une adresse, cliquez sur l’icône représentant une poubelle.
Lorsque vous modifiez ou supprimez l’adresse d’un établissement, tous les mandats dans lesquels celle-ci est identifiée doivent être mis à jour.
La Fiche d’entreprise ou d’organisation sera modifiée dès la mise à jour d’un premier mandat suivant le changement apporté à l’adresse d’un établissement.
Si votre entreprise ou organisation possède un site Web ou des profils sur les médias sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.), vous devez ajouter leurs adresses URL dans cette section.
Cette information est par défaut non publique. Seul Lobbyisme Québec y a accès à des fins administratives et d’application de la Loi.
Si vous souhaitez que la liste des sites Web ou des comptes corporatifs
soit publique sur la Fiche d’entreprise ou d’organisation :
Cette option est aussi possible lors de l’ajout d’un nouveau site Web ou d’un compte corporatif.
Pour modifier une adresse URL ou vos préférences concernant celle-ci, cliquez sur l'icône représentant un crayon, dans la colonne Actions.
Vous pouvez ajouter une adresse en cliquant sur « Ajouter une adresse courriel ». Pour en supprimer une, cliquez sur l’icône représentant une poubelle.
Une modification à la liste des sites Web ou des comptes corporatifs
associés mettra automatiquement à jour la Fiche d’entreprise ou d’organisation.