Tout individu impliqué dans l’accomplissement ou la divulgation d’activités de lobbyisme ou dans la gestion de l’Espace collectif d’une entreprise ou organisation doit devenir membre de cet Espace collectif. S’il est lobbyiste-conseil, un individu doit être membre de l’Espace collectif de son entreprise ou organisation pour pouvoir divulguer des activités de lobbyisme exercées pour le compte de clients.
La section « Membres et rôles » d’un Espace collectif offre aux entreprises et organisations une vue d’ensemble de tous les individus qui interagissent dans le cadre de l’accomplissement ou la divulgation d’activités de lobbyisme ou dans la gestion de l’Espace collectif.
Cette section permet également de gérer les membres de l’Espace collectif et de leur attribuer certains rôles. Par exemple, le plus haut dirigeant de l’entreprise ou de l’organisation peut attribuer certains droits et privilèges à un membre de son Espace collectif pour que ce dernier puisse en assumer l’administration et, ainsi, simplifier sa gestion.
Rôles des membres de l’Espace collectif
Un individu membre d’un Espace collectif peut avoir plusieurs rôles au sein de celui-ci, et avoir des rôles différents selon les Espaces collectifs dont il est membre.
Droits et privilèges accordés selon les rôles – Résumé
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Droits et
privilèges
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Rédacteur-lecteur (REL)
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Plus haut dirigeant (PHD)
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Administrateur (ADM)
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Représentant PHD (REP)
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Lobbyiste d’entreprise ou d’organisation (LEO)
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Lobbyiste-conseil (LOC)
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Représentant LOC (RLC)
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Créer un Espace
collectif
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×
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√
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√
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×
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×
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×
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×
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Modifier les
informations et coordonnées de l’entreprise ou de l’organisation
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×
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√
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√
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×
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×
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×
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×
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Modifier les
renseignements corporatifs de l’entreprise ou de l’organisation
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×
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√
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√
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×
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×
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×
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×
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Gérer les membres
de l’Espace collectif et leurs rôles
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×
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√
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√
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×
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×
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√*
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×
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Gérer des mandats
de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation
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×
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√
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×
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√
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×
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×
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×
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Gérer des mandats
de lobbyisme-conseil
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×
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×
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×
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×
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×
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√
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√
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Être rattaché à
des mandats à titre de lobbyiste d’entreprise ou d’organisation
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×
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×***
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×
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×
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√
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×
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×
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Être rattaché à
des mandats à titre de lobbyiste-conseil
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×
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×***
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×
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×
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×
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√
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×
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Consulter, rédiger
et modifier des mandats (en mode brouillon) **
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√
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√
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√
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√
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√
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√
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√
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- de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation;
- de lobbyisme-conseil.
Plus haut dirigeant (PHD)
Le rôle de plus haut dirigeant (PHD) d’un Espace collectif doit être attribué au PHD de l’entreprise ou de l’organisation pour laquelle cet Espace collectif est créé. Au sens de la Loi, le PHD est responsable de l’inscription des lobbyistes d’entreprise ou d’organisation qui exercent des activités de lobbyisme pour le compte de l’entreprise ou de l’organisation au registre des lobbyistes.
Le PHD d’une entreprise ou d’une organisation aux fins de l’application de la Loi est, parmi les membres de sa direction ou de son conseil d’administration, le dirigeant qui, en raison de son statut hiérarchique, de ses fonctions, de sa connaissance des dossiers et de son pouvoir sur la gestion des affaires de l’entreprise ou de l’organisation, est généralement responsable des activités de lobbyisme accomplies en vertu de la Loi par ses lobbyistes d’entreprise ou d’organisation pour le compte celle-ci.
Pour déterminer qui doit être identifié comme PHD au sein de l’Espace collectif, référez-vous à la fiche "Identification du PHD d’une entreprise ou d’une organisation".
Droits et
privilèges accompagnant le rôle de PHD au sein de l’Espace
collectif
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Droits de gestion administrative de l’Espace collectif |
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Droits de gestion des membres de l’Espace collectif et des rôles qui leur sont attribués |
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Droits de gestion des mandats d’activités de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation pour l’entreprise ou l’organisation dont il est le PHD |
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Droits d’un rédacteur-lecteur (REL) (rôle par défaut à tous les membres de l'Espace collectif) |
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L’administrateur (ADM) de l’Espace collectif d’une entreprise ou d’une organisation est responsable du volet administratif de cet Espace collectif. Cette responsabilité inclut notamment la gestion des membres de l’Espace collectif et de leurs rôles, ainsi que celle des informations relatives à l’entreprise ou l’organisation inscrites à l’Espace collectif.
Pour demeurer actif, un Espace collectif doit obligatoirement avoir au moins un ADM (incluant le plus haut dirigeant (PHD). Il peut avoir plusieurs ADM.
Droits et
privilèges accompagnant ce rôle au sein de l’Espace collectif
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Droits de gestion administrative de l’Espace collectif |
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Droits de gestion des membres de l’Espace collectif et des rôles qui leur sont attribués |
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Droits d’un rédacteur-lecteur (REL) (rôle par défaut à tous les membres de l'Espace collectif) |
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Le rôle d’ADM ne permet pas de publier des mandats ou leur mise à jour.
Représentant PHD (REP)
Bien que le REP puisse agir au nom du PHD, ce dernier demeure tout de même responsable des obligations qui lui incombent en vertu de la Loi.
Droits et
privilèges accompagnant ce rôle au sein de l’Espace collectif
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Droits de gestion des mandats d’activités de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation pour le compte du PHD |
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Droits d’un rédacteur-lecteur (REL) (rôle par défaut à tous les membres de l'Espace collectif) |
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Le rôle de REP ne permet pas de gérer le volet administratif de l’Espace
collectif.
Lobbyiste d’entreprise ou d’organisation (LEO)
Le rôle de LEO doit être attribué à tous les lobbyistes d’entreprise ou
d’organisation qui exercent des activités de lobbyisme pour le compte de
l’entreprise ou de l’organisation. Le plus haut dirigeant (PHD) a la responsabilité d’inscrire ces
lobbyistes au registre des lobbyistes.
o constituée à des fins patronales, syndicales ou professionnelles; ou
o formée de membres dont la majorité sont des entreprises à but lucratif ou des représentants de telles entreprises.
Tout membre d’un Espace collectif doit avoir le rôle de LEO afin de pouvoir être rattaché à un mandat à titre de lobbyiste d’entreprise ou d’organisation.
Droits et
privilèges accompagnant ce rôle au sein de l’Espace collectif
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Droit d’être rattaché à titre de lobbyiste d’entreprise ou d’organisation à des mandats de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation. |
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Droits d’un rédacteur-lecteur (REL) (rôle par défaut à tous les membres d'un Espace collectif) |
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Le rôle de LEO ne permet pas de publier des mandats de lobbyisme
d’entreprise ou d’organisation ou leur mise à jour. Seuls le PHD et les membres
ayant le rôle de REP ont l’autorisation d’effectuer ces tâches.
Lobbyiste-conseil (LOC)
Un lobbyiste-conseil est une personne qui exerce des activités de lobbyisme pour le compte d’un client moyennant contrepartie.
Le rôle de LOC doit être attribué à tout lobbyiste-conseil qui devient membre de l'Espace collectif de son entreprise ou organisation et qui exerce des activités de lobbyisme pour le compte de clients.
Au sens de la Loi, le LOC est responsable de procéder lui-même à son inscription au registre des lobbyistes. Le rôle de LOC est nécessaire pour pouvoir publier un mandat de lobbyisme-conseil ou sa mise à jour, et pour être rattaché à un mandat à titre de lobbyiste-conseil.
Droits et
privilèges accompagnant ce rôle au sein de l’Espace collectif
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Droits de gestion des membres de l’Espace collectif et des rôles qui leur sont attribués |
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Droits de gestion de mandats d’activités de lobbyisme-conseil |
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Droit d’être rattaché à titre de lobbyiste-conseil à des mandats de lobbyisme-conseil |
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Droits d’un rédacteur-lecteur (REL) (rôle par défaut à tous les membres d'un Espace collectif) |
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Le rôle de LOC :
Représentant lobbyiste-conseil (RLC)
Un lobbyiste-conseil (LOC) peut attribuer le rôle de RLC à un membre de son Espace collectif
afin de l’autoriser à agir en son nom relativement à toute obligation qui lui incombe
en vertu de la Loi :
Bien que le RLC puisse agir au nom du LOC, ce dernier demeure tout de même responsable des obligations qui lui incombent.
Droits et
privilèges accompagnant ce rôle au sein de l’Espace collectif
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Droits de gestion de mandats d’activités de lobbyisme-conseil |
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Droits d’un rédacteur-lecteur (REL) (rôle par défaut à tous les membres de l'Espace collectif) |
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Plusieurs LOC membres d’un Espace collectif peuvent attribuer le rôle de
RLC à un seul ou plusieurs membres de cet Espace collectif, mais chaque RLC
doit être spécifiquement autorisé par chacun des LOC à agir en leur nom
respectif.
Gestion des membres
Seuls le PHD de l’entreprise ou de l’organisation et les administrateurs (ADM) de l’Espace collectif sont autorisés à gérer les membres de l’Espace collectif et leurs rôles.
Un lobbyiste-conseil (LOC) peut uniquement gérer le rôle de représent lobbyiste-conseil (RLC) qu’il accorde ou retire aux membres de son Espace collectif.
Si vous êtes le plus haut dirigeant (PHD) ou un ADM d’un Espace collectif, vous pouvez inviter un individu à devenir membre de celui-ci.
Pour ce faire, vous devez vous rendre à la section « Membres et rôles » de votre Espace collectif et cliquer sur le bouton « Inviter un membre ».
Vous devez ensuite indiquer le nom et prénom de l’individu à inviter, ainsi que son adresse courriel.
Puis, indiquez les rôles à attribuer à celui-ci. Tous les rôles peuvent lui être attribués, sauf ceux de représentant du PHD (REP) et de RLC, qui pourront l’être seulement lorsque l’individu sera officiellement membre de l’Espace collectif. Pour plus d’information à ce sujet, consultez la section Désigner un représentant.
Une fois ces étapes franchies, vous pouvez finaliser l’invitation en cliquant sur « Inviter et enregistrer », au bas de la page.
Si cet individu possède un Espace professionnel dans Carrefour Lobby Québec, il recevra une notification et pourra directement accepter ou refuser l’invitation à partir de celle-ci.
S’il ne possède pas d’Espace professionnel, il recevra par courriel une invitation à se créer un Espace professionnel et un code unique lui permettant par la suite de rejoindre l’Espace collectif.
En attendant que l’invitation soit acceptée, le nom du membre nouvellement invité est visible dans la section « Membres et rôles » de l’Espace collectif, sous l’onglet « En attente ».
Au besoin, le PHD ou un ADM peut :
Accepter ou refuser une demande de rejoindre l’Espace collectif
Un individu qui possède un Espace professionnel dans Carrefour Lobby Québec peut rechercher votre Espace collectif et demander à rejoindre celui-ci.
Une notification est alors envoyée au plus haut dirigeant (PHD) et aux administrateurs (ADM) de l’Espace collectif afin de les aviser de cette demande.
Si vous êtes le PHD ou un ADM d’un Espace collectif, vous pouvez accepter ou refuser la demande en vous rendant dans la section « Membres et rôles » de l’Espace collectif, sous l’onglet « En attente », puis en cliquant sur l'une des actions proposées dans la colonne « Action », à droite du nom du membre en attente.
Si vous acceptez ce nouveau membre au sein de votre Espace collectif, vous pouvez lui attribuer des rôles parmi ceux proposés. Une fois les rôles sélectionnés, le cas échéant, cliquez sur « Accepter et enregistrer » pour finaliser l’acceptation de ce membre.
Tous les rôles peuvent lui être attribués à ce moment, sauf ceux de représentant du PHD (REP) et de représentant lobbyiste-conseil (RLC), qui pourront l’être seulement dans la section « Mes représentants », accessible au PHD et aux lobbyiste-conseil (LOC). Pour plus d’information sur l’attribution des rôles de REP et RLC, consultez la section Désigner un représentant.
Modifier les rôles d'un membre
Si vous êtes le plus haut dirigeant (PHD) ou un administrateur (ADM) d’un Espace collectif, vous pouvez en tout temps modifier les rôles attribués à un membre de l’Espace collectif.
Cette action peut être réalisée à partir de l’onglet « Liste des membres » de la section « Membres et rôles ». En cliquant sur l'icône représentant un crayon situé à droite du nom du membre, il est possible de modifier les rôles qui sont attribués à celui-ci au sein de l’Espace collectif.
Le retrait du rôle de lobbyiste d'entreprise ou d'organisation (LEO) à un membre lui fait perdre la possibilité d’être rattaché à un mandat de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation. Vous devez donc vous assurer que les mandats auxquels un membre est rattaché ont été mis à jour et que toutes ses activités de lobbyisme ont été correctement déclarées avant de lui retirer le rôle de LEO.
Le retrait du rôle de lobbyiste-conseil (LOC) fait perdre la possibilité d’être rattaché à un mandat de lobbyisme-conseil. Le membre doit donc avoir mis à jour les mandats auxquels il est rattaché et ses activités de lobbyisme doivent être correctement déclarées avant de lui retirer le rôle de LOC
Modifier les rôles de PHD, REP et RLC
Pour retirer le rôle de plus haut dirigeant (PHD) à un membre et l’attribuer à un autre membre, le PHD ou un administrateur (ADM) de l’Espace collectif doit procéder par le processus de remplacement d’un PHD.
Lorsque le rôle de représentant du PHD (REP) ou de représentant lobbyiste-conseil (RLC) a été attribué à un membre par le PHD ou un lobbyiste-conseil (LOC) de l’Espace collectif, seuls ces derniers peuvent lui retirer ce rôle.
Cette action peut être réalisée à partir de l’onglet « Mes
représentants » de la section « Membres et rôles », en cliquant sur
l’icône représentant une poubelle, située dans
la colonne « Action », à droite du nom du membre. Ceux-ci doivent par
la suite confirmer son retrait de leur liste de représentants.
Si vous êtes le plus haut dirigeant (PHD) ou un administrateur (ADM) d’un Espace collectif, vous pouvez exclure un membre de l’Espace collectif.
Cette action peut être réalisée à partir de l’onglet « Liste des membres » de la section « Membres et rôles », en cliquant sur l’icône représentant une poubelle située dans la colonne « Action », à droite du nom du membre. Vous devez par la suite confirmer son exclusion de l’Espace collectif.
Exclure un LEO ou un LOC
Avant d’exclure un lobbyiste d’entreprise ou d’organisation (LEO) ou un lobbyiste-conseil (LOC) de l’Espace collectif, assurez-vous que toutes ses activités de lobbyisme ont été correctement déclarées et que les mandats auxquels il est rattaché ont été mis à jour.
pour chacun des mandats auxquels le LEO ou le LOC sont rattachés.
Si ses activités de lobbyisme n’ont pas été correctement déclarées ou que les mandats auxquels il est rattaché n’ont pas été mis à jour, attendez que ces actions soient faites avant d’exclure ce membre de l’Espace collectif, puisqu’une fois exclu, il ne pourra plus être rattaché à un mandat à partir de l’Espace collectif.
Exclure le PHD
Le PHD d’un Espace collectif ne peut être exclu de celui-ci. Pour exclure ce membre, vous devez d’abord lui retirer le rôle de PHD. Pour ce faire :
Le plus haut dirigeant (PHD) ou un lobbyiste-conseil ( LO)C qui attribue le rôle de représenta du PHD (REP) ou de représentant LOC (RLC) à un membre de son Espace collectif autorise ce membre à agir en son nom relativement à toute obligation qui lui incombe en vertu de la Loi.
L’individu à qui le PHD ou le LOC souhaite attribuer ce rôle doit obligatoirement être membre de l’Espace collectif afin d’être désigné comme REP ou RLC.
Le PHD ou un LOC peuvent procéder à la désignation d’un représentant à partir de l’onglet « Mes représentants » (auquel eux seuls ont accès) de la section « Membres et rôles » de l’Espace collectif.
En cliquant sur « Ajouter un représentant du plus haut dirigeant (PHD) » ou « Ajouter un représentant lobbyiste-conseil », selon le cas, le PHD ou le LOC pourra identifier un membre de son Espace collectif et ainsi lui attribuer le rôle de REP ou RLC.
Pour finaliser la désignation de ce membre comme représentant, le PHD ou le LOC doit cliquer sur « Ajouter le rôle de représentant à ce membre » et ainsi autoriser ce membre à agir en son nom au sein de l’Espace collectif, relativement à toute obligation qui lui incombe en vertu de la Loi.
Un PHD ou un LOC peuvent désigner plus d’un représentant au sein de l’Espace collectif.
Les rôles de REP et RLC peuvent être retirés en tout temps à un membre par celui qui lui a attribué. Cette action peut être réalisée à partir de l’onglet « Mes représentants » de la section « Membres et rôles », en cliquant sur l’icône représentant une poubelle située dans la colonne « Action », à droite du nom du membre. Le PHD ou le LOC doit finalement confirmer le retrait du représentant concerné afin de rendre le changement effectif.
Lorsque survient un changement de plus haut dirigeant (PHD) au sein d’une entreprise ou organisation, le PHD ou un administrateur (ADM) de l’Espace collectif peuvent retirer le rôle de PHD à un membre et l’attribuer à un autre.
Le processus de remplacement de PHD se fait à partir de l’onglet « Liste des membres » de la section « Membres et rôles » de l’Espace collectif, en cliquant sur « Désigner un nouveau PHD ». Seuls le PHD et les ADM de l’Espace collectif ont accès à ce processus.
Si vous êtes le PHD ou un ADM de l’Espace collectif, vous devez alors identifier, parmi les membres de l’Espace collectif, le nouveau plus haut dirigeant de l’entreprise ou de l’organisation afin de lui attribuer le rôle de PHD au sein de l’Espace collectif.
Si le nouveau PHD de l’entreprise ou de l’organisation n’est pas membre de l’Espace collectif, invitez-le d’abord à rejoindre celui-ci.
Finalisez ensuite le processus de désignation du nouveau PHD en cliquant sur « Ajouter le rôle de Plus haut dirigeant à ce membre ».
Une fois le PHD remplacé :
Bien que le remplacement de PHD soit effectif immédiatement, Lobbyisme Québec procèdera à une validation de la désignation du nouveau PHD dans les délais prévus à son engagement à l’égard des services offerts.
* Le contenu de cette page est à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique.