Une entreprise ou organisation peut posséder un seul Espace collectif. Ainsi, avant de créer un Espace
collectif pour une entreprise ou une organisation, nous vous suggérons de vérifier
si celle-ci en possède déjà un. Pour ce faire, rendez-vous dans votre Espace
professionnel et utilisez l’outil de recherche accessible à partir de l’action
« Je veux rechercher un Espace collectif ».
Si votre entreprise ou organisation possède un numéro d’entreprise du Québec(NEQ), inscrivez celui-ci dans le champ prévu à cet effet. Ainsi, certaines informations concernant l’entreprise ou l’organisation, déclarées au registre des entreprises du Québec (REQ), seront importées automatiquement dans certains champs de la page de création d’un Espace collectif.
Si votre entreprise ou organisation ne possède pas de NEQ, vous devez alors fournir les informations relatives au régime de constitution ou d’existence de celle-ci. Choisissez parmi les options disponibles et indiquez le numéro d’enregistrement de l’entreprise ou de l’organisation si ce dernier existe et est connu (ex. : numéro d’identification d’un registre d’une autre province).
Ces informations sont nécessaires à des fins de validation de l’Espace collectif et pour s’assurer qu’une entreprise ou organisation ne possède qu’un seul Espace collectif dans Carrefour Lobby Québec.
Seuls le PHD d’une entreprise ou organisation ou une personne autorisée par celle-ci peut créer un Espace collectif.
Vous devez ainsi choisir l’une des options suivantes, selon votre situation :
· Je suis autorisé à créer l’Espace collectif.
Toute entreprise ou organisation ne compte qu’un seul PHD. En sélectionnant « Je suis le PHD », vous serez identifié comme tel dans l’Espace collectif. Lobbyisme Québec vérifiera votre identification à ce titre au moment de la validation de votre Espace collectif.
Votre rôle de PHD inclut les fonctions d’administrateur de l’Espace collectif. Vous pouvez demeurer le seul à exercer ces fonctions ou attribuer le rôle d’ADM à un autre individu. Pour ce faire, identifiez celui-ci et entrez son adresse courriel afin qu’une invitation à rejoindre votre Espace collectif à titre d’ADM lui soit envoyée.
Une fois l’Espace collectif créé, vous pouvez désigner un ou plusieurs autres ADM en vous rendant dans la section Membres et rôles de votre Espace collectif.
Si vous n’êtes pas le PHD d’une entreprise ou organisation, vous pouvez créer un Espace collectif si vous y êtes autorisé par celle-ci.
En sélectionnant « Je suis autorisé à créer l’Espace collectif », vous déclarez être autorisé par l’entreprise ou l’organisation à créer son Espace collectif dans Carrefour Lobby Québec. Vous obtenez par défaut le rôle d’ADM. Ce rôle doit toutefois être confirmé par le PHD de l’entreprise ou de l’organisation. Vous devez donc identifier le PHD et entrer son adresse de courriel afin qu’une invitation à valider la création de l’Espace collectif et à confirmer votre rôle d’ADM lui soit envoyée.
En vertu de la Loi ou à des fins administratives, vous devez fournir certaines informations concernant l’entreprise ou l’organisation :
Le nom que vous devez fournir doit être le nom officiel de l’entreprise ou de l’organisation. Si celle-ci est immatriculée au REQ, le nom officiel est celui indiqué à la section « Identification de l’entreprise » de sa déclaration d’immatriculation.
Si toutefois le nom officiel de l’entreprise ou de l’organisation indiqué au REQ est dans une langue autre que le français, vous devez indiquer la version française de ce nom que l’entreprise ou l’organisation utilise et sous lequel elle s’identifie dans le cadre de ses activités au Québec. La version française du nom est généralement indiquée à la section « Autres noms utilisés au Québec » de la déclaration d’immatriculation de l’entreprise ou de l’organisation.
De manière optionnelle, vous pouvez également ajouter jusqu’à 3 autres noms sous lesquels l’entreprise ou l’organisation s’identifie au Québec. Ces noms sont généralement utilisés pour désigner une entreprise ou organisation autrement que sous son nom officiel (ex. : compagnie à numéro).
Les noms ajoutés à cette section seront rendus
publics dans les mandats publiés et dans la Fiche d’entreprise ou
d’organisation, et ce, dès la publication d’un mandat à partir de cet Espace
collectif.
Si votre entreprise ou organisation est un regroupement, une association ou une coalition, ajoutez tous les renseignements permettant d’identifier clairement ses membres en cliquant sur « Ajouter une description ou un membre ». S’il est impossible de fournir cette description, identifiez chacun des membres individuellement.
Exemple : Si une coalition regroupe tous les commerçants d’une rue, vous pouvez indiquer que les membres de la coalition comprennent les commerçants de la rue visée. Par contre, si seulement certains commerçants de cette rue forment la coalition et qu’il n’existe aucune formulation permettant de les identifier précisément, vous devez identifier chacun des membres de la coalition.
Certaines entreprises ou organisations exercent leurs activités à partir d’autres établissements ou lieux d'affaires que le domicile de l'entreprise ou de l'organisation.
Vous pouvez ajouter les adresses des établissements ou des lieux d’affaires différents du domicile de l’entreprise ou de l’organisation à partir desquelles des activités de lobbyisme sont susceptibles d’être exercées. Cet ajout est toutefois optionnel.
Lors de la rédaction d’un mandat à partir de l’Espace collectif, il sera possible de spécifier, pour chacun des lobbyistes qui y sont rattachés, l’adresse à partir de laquelle sont exercées ses activités de lobbyisme.
Seules les adresses inscrites dans un mandat publié seront rendues publiques dans un mandat et dans la Fiche d’entreprise et d’organisation.
Si votre entreprise ou organisation possède un site Web ou des profils sur les médias sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.), vous devez ajouter leurs adresses Web dans cette section. Cette information peut notamment être utilisée pour la validation de la création de votre Espace collectif par Lobbyisme Québec.
Cette information est par défaut non publique. Seul Lobbyisme Québec y a accès à des fins administratives et d’application de la Loi.
Si vous souhaitez que la liste des sites Web ou des comptes corporatifs soit publique sur la Fiche d’entreprise ou d’organisation :
Cette option est aussi possible lors de l’ajout d’un nouveau site Web ou
compte corporatif.
Lorsque la création de l’Espace collectif est complétée, celui-ci doit être validé par Lobbyisme Québec puis confirmé par le PHD de l’entreprise ou l’organisation. Lobbyisme Québec s’engage à procéder dans les délais prévus à son engagement à l’égard des services offerts.
Dans l’attente de ces validations, un membre de l’Espace collectif peut, si ses rôles le lui permettent :
Une fois que l’Espace collectif est validé par Lobbyisme Québec et par le PHD, les fonctionnalités liées à la divulgation d’activités de lobbyisme sont activées.
* Le contenu de cette page est à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique.