Avant de créer un Espace collectif pour une entreprise ou une organisation, nous vous suggérons de vérifier si celle-ci en possède déjà un, puisqu'une entreprise ou une organisation ne peut posséder qu'un seul Espace collectif. Pour ce faire, rendez-vous dans votre Espace professionnel, cliquez sur le bouton « Actions », puis sélectionnez « Je veux créer un Espace collectif ».
Si l'entreprise ou l'organisation possède un Espace collectif, vous pouvez le rejoindre. Dans le cas contraire, vous pouvez en créer un en suivant les étapes suivantes : z à votre Espace professionnel;
Cliquez sur le bouton « Actions », puis sélectionnez « Je veux créer un Espace collectif »;
Entrez les informations de base de l'Espace collectif.
Numéro d’entreprise du Québec (NEQ)
Si votre entreprise ou organisation est inscrite au registre des entreprises du Québec, vous devez inscrire le NEQ afin de créer votre Espace collectif. Visitez le site du Registraire des entreprises afin de retrouver votre NEQ.
Identification
du plus haut dirigeant (PHD) et d'un administrateur (ADM)
Seul le PHD d'une entreprise ou organisation ou une personne
autorisée par celle-ci peut créer un Espace collectif.
En sélectionnant « J’ai l’autorisation de créer l’Espace collectif », vous déclarez être autorisé par l’entreprise ou l’organisation à créer son Espace collectif dans Carrefour Lobby Québec et vous obtenez par rôle d'administrateur (ADM) de cet Espace collectif. Vous devez désigner le PHD et inscrire son adresse courriel afin qu'une invitation à valider la création de l'Espace collectif lui soit envoyée.
Lobbyisme Québec vérifiera l'identification du PHD au moment de la validation de l'Espace collectif.
Nom de l’entreprise ou de l’organisation
Le nom que vous devez fournir doit être le nom officiel de l’entreprise ou de l’organisation. Si celle-ci est immatriculée au registre des entreprises du Québec (REQ), le nom officiel est celui indiqué à la section « Identification de l’entreprise » de sa déclaration d’immatriculation.
Si toutefois le nom officiel de l’entreprise ou de l’organisation indiqué au REQ est dans une langue autre que le français, vous devez indiquer la version française de ce nom que l’entreprise ou l’organisation utilise et sous lequel elle s’identifie dans le cadre de ses activités au Québec. De manière optionnelle, vous pouvez également ajouter jusqu’à trois autres noms sous lesquels l'entreprise ou l'organisation s'identifie au Québec.
Association, coalition ou regroupement
Si votre entreprise ou organisation est un regroupement, une association
ou une coalition, ajoutez tous les renseignements permettant d’identifier
clairement ses membres en cliquant sur « Ajouter une description ou un membre ».
S’il est impossible de fournir cette description, identifiez chacun des membres
individuellement.
Exemple : Si une coalition regroupe tous les commerçants d’une rue, vous pouvez indiquer que les membres de la coalition comprennent les commerçants de la rue visée. Cependant, si seulement certains commerçants de cette rue forment la coalition et qu’il n’existe aucune formulation permettant de les identifier précisément, vous devez identifier chacun des membres de la coalition.
Liste des
sites Web ou des comptes corporatifs associés
Si votre entreprise ou organisation possède un site Web ou des profils
sur les médias sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.), vous devez ajouter leurs
adresses Web dans cette section. Cette information peut notamment être utilisée
pour la validation de la création de votre Espace collectif par Lobbyisme
Québec.
Cette information est par défaut
non publique, à moins que vous permettiez qu'elle soit affichée sur la Fiche entité. Mesure de confidentialité
Avez-vous l'intention de demander la confidentialité de tous les renseignements contenus dans votre déclaration (incluant par exemple le nom de l'entreprise) pour le premier mandat qui sera publié à partir de cet espace collectif?
Une mesure de confidentialité est une mesure d'exception qui peut être accordée par le commissaire lorsque:
les activités de lobbyisme concernent un projet d’investissement (le projet ne doit pas être général, hypothétique, aléatoire ou dépendre de données inconnues et les informations ne doivent pas être déjà connues du public); et
la divulgation des renseignements risque de porter une atteinte sérieuse aux intérêts économiques ou financiers de l’entreprise ou du client (il doit s’agir d’un risque probable et non seulement possible ou hypothétique).
À la suite de la demande de mesure de confidentialité, vous disposez d’un délai de 10 jours ouvrables pour créer votre premier mandat dans Carrefour Lobby Québec et transmettre à Lobbyisme Québec l’ensemble de la documentation requise pour le traitement de cette demande.
Si vous souhaitez demander uniquement la confidentialité des renseignements contenus dans le mandat, vous devez sélectionner cette option dans votre brouillon de mandat et non à cette étape.
Validation de l’Espace collectif
Lorsque la création de l’Espace collectif est complétée, celui-ci doit être confirmé par le PHD de l’entreprise ou de l’organisation, puis validé par Lobbyisme Québec, le cas échéant. Lobbyisme Québec s’engage à procéder dans les délais prévus à son engagement à l’égard des services offerts.
Dans l’attente de ces validations, un membre de l’Espace collectif peut,
si ses rôles le lui permettent :
inviter ou autoriser d’autres personnes à devenir membres;
rédiger des brouillons de mandats.
par Lobbyisme Québec, les fonctionnalités liées à la divulgation d’activités de lobbyisme sont activées et la Fiche entité de l’entreprise ou de l’organisation est rendue publique.
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