Avant de créer un Espace collectif pour une entreprise ou une organisation, nous vous suggérons de vérifier si celle-ci en possède déjà un, puisqu'une entreprise ou une organisation ne peut posséder qu'un seul Espace collectif. Pour ce faire, rendez-vous dans votre Espace professionnel et utilisez l'outil de recherche accessible à partir de la section « Actions ».
Si l'entreprise ou l'organisation possède un Espace collectif, vous pouvez
le rejoindre. Dans le cas contraire, vous pouvez en créer un en suivant les étapes suivantes :
- Accéder à la section « Actions » de votre Espace professionnel;
- Cliquer sur « Je veux créer un Espace collectif »;
- Entrer les informations de base de l'Espace collectif.
Identification
du plus haut dirigeant (PHD) et d'un administrateur (ADM)
Seul le
PHD d'une entreprise ou organisation ou une personne
autorisée par celle-ci peut créer un Espace collectif.
En sélectionnant « Je suis autorisé à créer
l’Espace collectif », vous déclarez être autorisé par l’entreprise ou
l’organisation à créer son Espace collectif dans Carrefour Lobby Québec et vous
obtenez par défaut le
rôle d'administrateur (ADM) de l'Espace collectif. Vous devez identifier le
PHD et entrer son adresse courriel afin qu'une invitation à valider la création de l'Espace collectif lui soit envoyée.
Lobbyisme Québec vérifiera l'identification du PHD au moment de la validation de l'Espace collectif.
Nom de l’entreprise ou de l’organisation
Le
nom que vous devez fournir doit être le nom officiel de l’entreprise ou de
l’organisation. Si celle-ci est immatriculée au registre des entreprises du
Québec (REQ), le nom officiel est celui indiqué à la section « Identification
de l’entreprise » de sa déclaration d’immatriculation.
Si toutefois le nom officiel de l’entreprise ou de l’organisation
indiqué au REQ est dans une langue autre que le français, vous devez indiquer
la version française de ce nom que l’entreprise ou l’organisation utilise et
sous lequel elle s’identifie dans le cadre de ses activités au Québec. De
manière optionnelle, vous pouvez également ajouter jusqu’à trois autres noms sous lesquels l'entreprise ou l'organisation s'identifie au Québec.
Regroupement,
association ou coalition
Si votre entreprise ou organisation est un regroupement, une association
ou une coalition, ajoutez tous les renseignements permettant d’identifier
clairement ses membres en cliquant sur « Ajouter une description ou un membre ».
S’il est impossible de fournir cette description, identifiez chacun des membres
individuellement.
Exemple : Si une coalition regroupe tous les commerçants d’une rue, vous
pouvez indiquer que les membres de la coalition comprennent les commerçants de
la rue visée. Cependant, si seulement certains commerçants de cette rue
forment la coalition et qu’il n’existe aucune formulation permettant de les
identifier précisément, vous devez identifier chacun des membres de la
coalition.
Liste des
sites Web ou des comptes corporatifs associés
Si votre entreprise ou organisation possède un site Web ou des profils
sur les médias sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.), vous devez ajouter leurs
adresses Web dans cette section. Cette information peut notamment être utilisée
pour la validation de la création de votre Espace collectif par Lobbyisme
Québec.
Validation de l’Espace collectif
Lorsque la création de l’Espace collectif est complétée, celui-ci doit
être validé par Lobbyisme Québec, puis confirmé par le PHD de l’entreprise ou de l’organisation, le cas échéant.
Lobbyisme Québec s’engage à procéder dans les délais prévus à son
engagement à l’égard des services offerts.
Dans l’attente de ces validations, un membre de l’Espace collectif peut,
si ses rôles le lui permettent :
- inviter ou autoriser d’autres personnes à devenir membres;
- modifier les renseignements concernant l'entreprise ou l'organisation;
- rédiger des brouillons de mandats.
Une fois que l’Espace collectif est validé par Lobbyisme Québec et par
le PHD, les fonctionnalités liées à la divulgation d’activités de lobbyisme sont
activées.