Tout changement au contenu d’un mandat doit faire l’objet d’une mise à jour, et ce, au plus tard le 30^e jour suivant ce changement.

Pour procéder à la mise à jour d’un mandat, rendez-vous dans la liste des mandats actifs de l’Espace collectif concerné puis sélectionnez, parmi les mandats qui s’y trouvent, celui pour lequel un changement est survenu.

Pour procéder à la mise à jour du mandat, cliquez sur l’icône dans la colonne Action pour ce mandat. Un nouveau brouillon contenant toutes les informations du mandat original est alors créé.

Vous pouvez revoir les 6 étapes distinctes de mise à jour du mandat ou sélectionner une étape précise pour apporter les modifications nécessaires :

1. Étape 1 – Identification : Informations sur l’entreprise ou l’organisation, la demande de confidentialité et la description générale significative du mandat;
   
2. Étape2 – Lobbyistes : Informations sur les lobbyistes impliqués dans ce mandat, incluant la période pendant laquelle chaque lobbyiste est impliqué;
   
3. Étape 3 – Objets de représentation : Informations permettant de déterminer l’objet des représentations visées et les objectifs recherchés par les activités de lobbyisme;
   
4. Étape 4 – Institutions et titulaires : Institutions publiques et nature de la charge des titulaires de charges publiques visés;
   
5. Étape 5 – Moyens de communication des lobbyistes : Moyens de communications qui ont été ou qui seront utilisés par chaque lobbyiste impliqué dans le mandat;
   
6. Étape 6 – Sujets et régions : Sujets qui représentent le mieux les domaines ou les thématiques liés aux activités de lobbyisme et les régions administratives visées par celles-ci.
   

Afin d’obtenir un aperçu du mandat mis à jour avant sa publication, utilisez le bouton , situé dans le coin supérieur droit de la page. Cet aperçu permet de visualiser le mandat mis à jour dans la forme qui sera présentée au public une fois qu’elle sera publiée à Carrefour Lobby Québec.

En tout temps, il vous est possible de sauvegarder votre progression et de quitter la mise à jour du mandat à l’aide du bouton, situé dans le haut et dans le bas de la page. Vous pourrez par la suite récupérer votre mandat en vous rendant dans la liste des Brouillons de l’Espace collectif concerné et en sélectionnant l’icône à côté du brouillon concerné dans la colonne Action.

NOTE : Un seul brouillon de mise à jour peut être enregistré pour un mandat. Si quelqu’un tente de créer un second brouillon, la note suivante apparaît :

Une version brouillon de ce mandat existe déjà. Vous pouvez la consulter dans la section Brouillon. Prenez note qu'il est possible de créer un seul brouillon à la fois.

Attestation de la véracité des renseignements et publication ou soumission de la mise à jour

Pour terminer la mise à jour du mandat, rendez-vous à l’étape 7 relative au résumé et à la publication. Comme lors de la publication originale du mandat, vous devez attester de la véracité des renseignements contenus dans sa mise à jour et publier ou soumettre celle-ci.

Dès sa publication, le mandat mis à jour devient public et accessible en consultation, sans validation préalable par Lobbyisme Québec. Cette publication ne peut toutefois être accomplie que lorsque toutes les informations obligatoires exigées dans les 6 premières étapes ont été fournies.    

La publication automatique du mandat est permise en fonction du rôle attribué à l’utilisateur. Elle n’est toutefois pas possible lorsque le brouillon de la mise à jour doit préalablement être soumis à Lobbyisme Québec, par exemple dans le cas où une mesure de confidentialité est effective pour le mandat.  

Avant d’enregistrer et publier ou d’enregistrer et soumettre la mise à jour du mandat, assurez-vous d’avoir :

1. attesté de la véracité des informations contenues au mandat;
   
2. fourni toutes les informations obligatoires;
   
3. corrigé les erreurs rapportées par Carrefour Lobby Québec. 
   

Interventions requises pour activer l’attestation et la publication ou la soumission de la mise à jour du mandat 

Sections indiquées comme étant incomplètes 

Lorsque l’une des 6 étapes est incomplète, un point d’exclamation apparaît vis-à-vis celle‑ci. La note suivante apparait alors à l’étape 7 : 

Certaines sections sont indiquées comme étant incomplètes. Veuillez fournir les informations requises dans les étapes indiquées comme non complétées afin de pouvoir publier votre mandat.

Vous pouvez cliquer sur l’étape incomplète pour y retourner indiquer les informations manquantes. 

Une fois toutes les informations nécessaires fournies, si aucune autre intervention n’est requise, les options d’attestation et de publication ou de soumission du mandat apparaîtront à l’étape 7.  

Informations importantes 

Dans certains cas, par exemple si plus de 100 institutions publiques ont été sélectionnées à l’étape 4 du mandat (Identification des institutions et titulaires), une section intitulée Informations importantes apparaitra à l’étape 7. Cette section indiquera que le mandat pourrait faire l’objet d’une vérification par Lobbyisme Québec.  

Vous pourrez tout de même procéder à l’attestation de la véracité des renseignements contenus dans le mandat et à la publication ou la soumission de celui-ci.  

Soumission obligatoire 

Le bouton Attestation et Publication est parfois remplacé par le bouton Attestation et Soumission. Ce peut être le cas :

1. lorsqu’une mesure de confidentialité est en cours;
   
2. lorsque la mise à jour du mandat doit préalablement être analysée par Lobbyisme Québec; ou
   
3. lorsqu’une demande est adressée à Lobbyisme Québec en lien avec cette mise à jour. 
   

Attestation et publication ou soumission par une personne autorisée 

Lorsque les 6 étapes précédentes ont été complétées adéquatement et qu’aucune autre intervention n’est requise, la section Attestation et publication apparaît à l’étape 7. L’attestation de la véracité des informations et la publication ou la soumission de la mise à jour du mandat sont réservées :

1. Au plus haut dirigeant (PHD) de l’entreprise ou de l’organisation ou à son représentant (REP), dans le cas d’un mandat de lobbyisme d’entreprise ou d’organisation.
   
2. Au lobbyiste-conseil (LOC) ou à son représentant (RLC), dans le cas d’un mandat de lobbyisme-conseil.  
   

La Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme exige que les déclarants attestent de la véracité des renseignements contenus au mandat en cochant la phrase J’atteste de la véracité des renseignements contenus dans ce mandat.  

Pour obtenir un aperçu du mandat tel que mis à jour avant sa publication, cliquez sur l’icône , située dans le coin supérieur droit de la page. Cet aperçu permet de visualiser le mandat dans la forme qui sera présentée au public une fois qu’il sera publié dans Carrefour Lobby Québec. 

Le bouton « Enregistrer et publier » ou le bouton « Enregistrer et soumettre », selon le cas, devient cliquable uniquement lorsque l’attestation de véracité est cochée. 

Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer et publier », un avertissement apparaît pour indiquer que vous vous apprêtez à rendre votre mandat mis à jour public. Vous pouvez alors annuler la publication ou la confirmer. Lorsque vous cliquez sur « Confirmer », le mandat mis à jour est publié dans Carrefour Lobby Québec sans autre intervention ou validation préalable. 

Le numéro de version indiqué à la fin du numéro unique du mandat est alors ajusté pour indiquer qu’il s’agit d’une nouvelle version du mandat.